L’été marque souvent un ralentissement de l’activité. Les agendas se vident, les effectifs tournent en mode réduit, les priorités sont mises en pause. C’est précisément ce creux qui offre une fenêtre de tir idéale pour mettre les mains dans l’informatique – faire le tour des accès, mettre à jour les outils, revoir les procédures de sécurité.
Parce que ce qu’on ne traite pas maintenant, on le subit à la rentrée. Des comptes utilisateurs encore ouverts, une sauvegarde inactive depuis deux mois, un outil mal configuré… Ce sont des détails en apparence, mais qui finissent toujours par coûter du temps, de la réactivité, et parfois bien plus.
Alors avant que le quotidien ne reprenne toute la place, voici trois réflexes pour éviter les mauvaises surprises dès la reprise de l’activité.
Revoir les accès et les comptes dormants
Première chose à faire : passer en revue les accès utilisateurs. Car il n’est pas rare qu’un ancien salarié ait toujours ses identifiants actifs. Qu’un prestataire ait encore accès au serveur. Ou qu’une adresse mail n’ait jamais été redirigée ni désactivée. Rien d’alarmant en apparence, mais en cas de fuite de données, d’accès non autorisé, ou d’information non traitée, c’est à vous que revient la responsabilité.
Pour débuter ce petit audit, concentrez-vous sur quelques points clés :
- Listez tous les comptes utilisateurs existants (poste, serveur, messagerie, logiciels de gestion).
- Supprimez ou désactivez ceux qui ne sont plus utilisés.
- Réinitialisez les mots de passe critiques (comptes admin, accès au back-office, etc.).
- Mettez à jour les droits selon les nouveaux rôles : une assistante devenue responsable, un commercial promu, un alternant embauché…
Ce travail ne demande pas forcément de gros moyens techniques. Il exige surtout de la méthode et une logique de prévention. Car ces failles silencieuses ne se remarquent bien souvent que lorsqu’il est trop tard.
Sécurité et sauvegardes : ce que vous pensez être en place… et qui ne l’est pas toujours
Une autre situation que nous voyons encore trop souvent : l’entreprise pense être protégée. Elle a un antivirus. Elle fait des sauvegardes automatiques. Elle a mis en place un filtre de sécurité. Tout va bien, non ?
Sauf que, dans les faits :
- L’antivirus n’a pas reçu ses mises à jour depuis deux mois.
- La sauvegarde locale est pleine et ne copie plus rien depuis juillet.
- Le filtre est activé, mais personnes ne vérifie les alertes ni ne suit les rapports.
- Le plan de reprise d’activité existe… mais personne ne sait vraiment où il est, ni qui l’a rédigé.
La sécurité ne s’improvise pas, mais elle ne s’achète pas non plus “clés en main”. Elle se vérifie, elle se teste, elle s’entretient. Et la période estivale est le bon moment pour le faire. Car une attaque ou une panne majeure en plein redémarrage peut coûter bien plus cher qu’une simple vérification de routine.
Alors posez-vous les bonnes questions : Si demain un poste est bloqué par un ransomware, que se passe-t-il ? Savez-vous comment restaurer vos données, en combien de temps ? Avec quelles pertes ? Qui alerte qui, et comment ? Un audit rapide ou une intervention préventive coûte peu. Un arrêt d’activité, une perte de données, une crise de confiance avec vos clients… beaucoup plus.
Reconnecter les outils aux usages réels
C’est l’un des points que peu de personnes ne prend le temps de faire, et qui pourtant peut tout changer dans votre quotidien. Vous utilisez les logiciels Sage 100 pour la gestion commerciale, la production, la comptabilité et la trésorerie depuis des mois voire des années maintenant. Mais avez-vous déjà pris le temps de vous demander : ces outils sont-ils encore en phase avec les pratiques actuelles ?
Des logiciels performants, mais sous-utilisés. Des modules jamais activés. Des doublons de saisie entre deux applications… De nombreuses entreprises sont encore concernées par ces scénarios. Donc tant que les agendas sont encore un peu souples, c’est le moment de faire le point :
- Mon logiciel me fait-il toujours gagner du temps… ou est-ce aujourd’hui une source de frustration ?
- Mes équipes savent-elles l’utiliser correctement ? Y a-t-il eu des recrutements depuis ? Des évolutions non formalisées ?
- Faut-il prévoir une formation, une remise à plat, un développement sur mesure ?
Prenons exemple du cycle de facturation. Dans bon nombre d’entreprises, les lenteurs dans le traitement des devis ou des factures créent des tensions au sein des équipes et viennent impacter la trésorerie. Souvent, la raison ne relève pas d’un bug logiciel, mais d’un mauvais paramétrage en interne. Résultat ? Une simple configuration du workflow dans Sage, associée à une formation pratique, réduit le temps de traitement.
Ce qu’on ne remet pas à plat maintenant, on le subit plus tard
Vous n’avez pas besoin de tout reconstruire pour gagner en efficacité. Mais prendre le temps, une fois par an, de remettre à plat ce qui tourne en arrière-plan – les accès, la sécurité, les outils – fait souvent toute la différence dans la durée.
Supprimer les failles invisibles. Consolider les bases. Adapter les outils aux vrais usages des équipes. C’est ce type de travail discret, mais structurant, qui permet de démarrer l’année sereinement, sans mauvaises surprises.
Et si vous ne savez pas par où commencer, mieux vaut en parler maintenant… que dans l’urgence plus tard. Car c’est souvent là que se cache le vrai levier d’optimisation.
